tekst Karst Overwijk

‘Door robotisering kunnen veel herhalende handelingen die normaal gesproken door een medewerker worden uitgevoerd, worden overgenomen door de robot’, vertelt projectleider André Boogert. ‘Er worden minder fouten gemaakt. Een nóg groter voordeel is dat de medewerker zich kan richten op complexere werkzaamheden.’ De eerste 2 processen zijn met behulp van 3 virtuele medewerkers gerobotiseerd en na een gedegen test bij de unit Pensioenen in productie genomen.’

Robotic Process Automation (RPA) of gewoon robotisering klinkt als iets voor de toekomst. De werkelijkheid is echter dat het op de pensioenadministratie al voor een klein proces wordt toegepast. ‘RPA is nu al erg toegankelijk en kan snel ingezet worden binnen MN’, aldus André, die doorgaans business consultant is, maar nu fulltime projectleider. ‘RPA is bedoeld om een jaar of 3/4 in te zetten totdat bijvoorbeeld een nieuwe applicatie de oude heeft vervangen. Het is dus geen definitieve vervanging van de software die de gebruikers nu bedienen. Maar het wordt tijd om hier uitgebreider en frequenter over te communiceren, want ook andere units kunnen robotisering gaan inzetten. MN heeft de software (= robotlicentie) in huis en het opschalen ervan is nu al vele malen makkelijker dan in het eerste traject bij Pensioenen.’

Snel de weetjes scannen

• RPA staat voor Robotic Process Automation
• MN beschikt op dit moment over: 1 robotlicentie met 3 werkende virtuele medewerkers
• De virtuele medewerker kost 16 euro per uur (excl. ontwikkelkosten)
• De virtuele medewerker bij team Werkingssfeer verwerkt gegevens tot 3 keer sneller
• De virtuele medewerker maakt minder fouten
• Robotiseren van een proces duurt gemiddeld genomen slechts 4 tot 6 weken
• Meer weten? Zoek contact met André Boogert

Voor ieder mogelijk te robotiseren proces start MN met een quickscan en een procesanalyse en standaardisatie. André: ‘Tijdens deze onderzoeksfase stellen we samen met de specialist van het proces vast of het daadwerkelijk inzetten van een robot haalbaar is.’ Dit traject werd bijvoorbeeld voor het arbeidsintensieve proces Premievrije Voortzetting doorlopen. Maar daar werd duidelijk dat dit proces nog iets te complex is. Dat is omdat er gebruik wordt gemaakt van 5 invoer-/raadpleegschermen en soms zijn er wel 100 muisklikken nodig om een case af te ronden. MN onderzoekt nog of de te vergelijken informatie in één bestand kan worden ontsloten, waarna de robot alsnog kan worden ingezet. Successen zijn er ook: voor het project Exen en dataherstel BNP zijn 2 virtuele medewerkers actief.

Maar de werkelijke primeur was voor het team Werkingssfeer van Pensioenen. Daar werd het allereerste proces gerobotiseerd. Erwin van Wingerde, senior/coördinator bij Werkingssfeer, vertelt over het proces dat voor RPA in aanmerking kwam: ‘Op onze afdeling houden we ons onder meer bezig met het inschrijven van nieuwe werkgevers en met werkgevers die hun bedrijfsactiviteiten wijzigen. Hierdoor kan het zijn dat een werkgever verplicht wordt gesteld (of juist niet) tot het afnemen van de cao-producten uit de sector Metaal & Techniek, zoals het PMT-pensioen. Accountmanagers van MN gaan bij de werkgever langs voor controles. Op onze afdeling verwerken we deze bezoek- en controlerapporten; 7.000 op jaarbasis.’

En daar zag MN een mogelijkheid. André: ‘In de oude situatie stuurde de accountmanager het rapport digitaal in en printten wij het uit. Vervolgens werd deze print weer gescand bij inputverwerking, op het juiste proces geïndexeerd, waarna uiteindelijk de controle- en bezoekdatum door onze afdeling werd ingevoerd. Niet heel efficiënt dus. In eerste instantie overwogen we om het invoeren van deze datums te laten robotiseren. Maar we zijn iets meer de diepte in gegaan en is het ook gelukt om de stap van het printen en inscannen te laten overnemen door de virtuele medewerker. Dit laatste is nog niet in productie genomen.’

Wat moet je je concreet voorstellen bij de hulp van zo’n virtuele medewerker? Erwin: ‘We zetten nu dagelijks rapporten weg op MN Connect. De virtuele medewerker opent ze met Adobe en zet ze om naar een tekstbestand. De virtuele medewerker haalt de bezoek- en controledatum eruit en gaat van start met het verwerken. Deze verwerking vindt plaats in hetzelfde scherm als waar een medewerker het zou vastleggen. Wij krijgen in een rapport terug welke verwerkingen van controle- en bezoekdatums wel of niet goed zijn verlopen en waar iets níet is goed gegaan, zoals controledatums die in de toekomst liggen. In het begin hebben we een aantal verwerkingen behoorlijk gecontroleerd, maar nu kunnen we erop vertrouwen dat de virtuele medewerker zijn werk goed doet.’

Jouw mogelijkheden bespreken of een demo-sessie?

Enthousiast geworden na het lezen over de inzet van een robot bij afdeling Werkingssfeer? En wil je graag meer weten of zien? Dan nodigen we je van harte uit om je op te geven voor het bijwonen van een demo-sessie met André. Geef dan ook alvast jouw vragen mee die je beantwoord zou willen zien.

Misschien zie je nu al mogelijkheden om een proces van jouw afdeling te laten onderzoeken op de inzet van een robot. Neem dan contact op met André Boogert zodat hij je verder kan helpen met het toetsen van de haalbaarheid.

De robot verwerkt in één moeite ongeveer 70 rapporten met een verwerkingstijd van een 30 seconden per rapport. Erwin: ‘Voorheen besteedde de medewerker 2 à 3 keer zoveel tijd. Die tijd kunnen we nu gebruiken voor werkzaamheden waar we niet of minder aan toekwamen. In zoverre is er dus geen sprake van dat mensen bij ons overbodig worden, het is vooral een efficiencyslag. We kunnen ons focussen op zaken die belangrijker zijn. Nadelen zijn er bijna niet. Het enige nadeel zou kunnen zijn dat we een ruime marge moeten aanhouden bij het inplannen van 2 opeenvolgende verwerkingsstappen. De verwerking van de vervolgstap loopt anders stuk.’

‘Vanaf het moment dat we wisten dat ons proces gerobotiseerd kon worden, duurde het ongeveer 2 a 2,5 maand voordat het klaar was’, aldus Erwin. ‘Het ontwikkelteam schoof aan op onze afdeling, waardoor allerlei vragen gelijk konden worden beantwoord. Ook was er dagelijks overleg: de stand-up van de dag. Oorspronkelijk zou het augustus worden opgeleverd maar door zaken zoals security, firewall en (juridische) rechten en rollen van de robot, is het proces uiteindelijk half september gelanceerd.’

Omdat RPA ook staat vermeld in de kaderbrief, krijgen units de mogelijkheid om deze nieuwe technologie daadwerkelijk te onderzoeken. Erwin: ‘Als je nu iets wilt laten robotiseren, dan kost het nog maar ongeveer 4 tot 6 weken. Nieuwe processen hebben immers geen last meer van de opstartproblemen.’ Hij besluit: ‘Wij zijn erg blij met de inzet van de robot. Het bespaart ons echt tijd die we op andere werkzaamheden kunnen inzetten.’